工作中,一定要跳出這五種誤區

插坐學院優秀職場人必看2018-03-19 15:17:15



作者 | 張良計

來源 | 張良計(ID:zhang_liangj





誤區一:開會的人數並不是越多越好



學中有一個經典的“林格爾曼”效應,這源自於一項著名的社會學試驗。類似於咱們中國的“一個和尚挑水吃,兩個和尚擡水吃,三個和尚沒水吃”,有興趣的朋友可以百度搜索一下。它得出的結論是:


當人們參加社會集體活動時,他們的個體貢獻會因人數的增加而逐漸減少。


原因在於人類天生就有惰性,當集體決議或者頭腦風暴的時候,大家會不自覺地開始依賴團隊中的其他人,而參與的人數越多平攤到自己身上的權責就越小,作為個體全力以赴的動力也就越低。


在職場中,會議是一個典型的集體活動,需要群策群力,集思廣益。但現實情況卻是當每個人的目標權責不清晰的時候,參會人數越多就越難得出一致的結論,進而難以推動工作繼續進行下去。那些動輒十幾人的會議,從來都不會產出“明智”的決議,更多時候只是起到一個宣佈和執行的作用而已。


那麼如何解決這個問題?


精簡會議人數,明確權責劃分,增加時間壓力。


我過去工作的一家公司在這一點上就做的很好。每次開會老闆都會召集核心團隊成員(大約 3 - 5 人),他們大多都是各個部門最有想法的人,我們內部把這稱為“S.W.A.T team"(類似於反恐精英小組的意思)。


會議中的每個人都必須針對議題提出觀點和見解。並且會議中一定要有一位把控全局節奏的主持人,每當會議主題發生偏離時,他都必須把大家拉回到主軸上來。


每次針對一個議題討論 30 - 60 分鐘,時間一到會議結束。這個"S.W.A.T team" 的成員實行輪換機制,貢獻不出觀點的人會被替換掉,以保證每次會議討論的高效進行。


這麼做的好處首先是節約了大家的時間。很多在會議上貢獻不出想法的人,沒有必要參加會議,他們可以用這個時間去做其他的工作。


其次,定會議結束的時間能讓大家的精力更加集中,而沒有貢獻的人隨時會被替換掉,這樣的“壓力”也會促使與會人員全心投入進來。最後,主持人的存在至關重要,他起到一個監督和管理會議的作用,避免讓會議的主題被淹沒在各種不相干的信息噪音中。




誤區二:管理的人數並不是越多越好



對於管理者的思維定式“向下管理,向上負責”,著名管理學家陳春花教授提出自己的看法,她認為,正確的邏輯應該是:向上管理,向下負責。


向上管理:要管理自己的老闆,一個人的管理對象其實只有一個人——你的直接上司。因為管理需要資源,而資源的分配權力在上司手中,你所需要做的就是獲得資源,所以就需要對上司進行管理。


杜拉克也曾說要“向上管理”:“為了給你、你的上司和公司取得最好成績,而有意識地配合你的上司一起工作的過程”,這就是向上管理。向上管理的核心是建立並培養良好的工作關係,好的工作關係是由五個方面組成的:


1. 和諧的工作方式;


2. 相互期盼,雙方都會發現對方是一個最好的參照物,各自會不自覺地拉伸自己的期望;


3. 信息流動,你們之間的信息交流尤其重要;


4. 誠實與可靠,記住向上管理是一個相互依賴的關係,不是管理與被管理的關係,是配合和協助的關係;


5. 合理利用上司的時間和資源,你的上司具有的資源會對你取得成效具有決定性的作用。





誤區二:PPT的頁數並不是越多越好



雖然 PPT 製作地精美很重要,但這些都是建立在觀點清晰的基礎上。


很多人以為 PPT 頁數堆砌得越多就越顯得自己很用心努力,對項目的貢獻就越大,這是典型的目標錯位。時刻記住, PPT 的作用是傳遞觀點


如果一堆精美的數據、報表、文字資料、設計圖標都不能準確表達你想要說明的問題,那麼這些都是無用功,對看和聽的人而言更是一種折磨。


我不止一次見過明明用三五頁紙就能說明清楚的問題,非要寫成幾十上百頁的 PPT 。要知道 PPT 的技巧只能錦上添花,背後的思維才能雪中送炭。


你對於一個問題的分析和洞察,才是最有價值的東西。當然在這背後你需要做大量的準備工作,但這些信息不必體現在你的 PPT 裡,而應該儲存在腦海裡。


PPT 只是萬事俱備時欠的東風。


舉個最典型的例子,下面這份 PPT 是國外一個叫 Tim Young 的人做的。他用這 7 頁紙成功說服了風投公司對他的創業項目投資了 1000 萬美金。


第一頁:封面


▼第二頁:公司核心成員介紹


▼第三頁:公司核心數據變現和收入情況。


▼第四頁:最有價值的一頁,公司對未來的發展趨勢判斷。


▼第五頁:空白頁,留出時間思考和提問。


▼第六頁:現有客戶的概覽。


▼第七頁:公司接下來的發展目標。


1000 萬美元的生意 7 張 PPT 就解決了,想想你經手的生意要寫多少頁 PPT ?


重質量而不是數量,找到聽眾最關心的核心問題進行闡釋,不相關的信息全部剔除。如果用 20 頁 PPT 都講不清楚一個問題,你用 100 頁同樣講不清楚。


這裡的訣竅是精於心,簡於型



誤區四:工作的時間並不是越多越好



除非你的工作價值只能按時間來計算。


比如一個小時能填完 2 張 Excel 表格,八個小時就能填完 16 張,這就是典型按時間來計算價值的工作。然而如今這樣的工作越來越少,越來越多需要“創意思維”的工作開始湧現,更多的情況可能是你一個小時內能想出一個 App 設計的idea, 而其他人很可能八個小時什麼都想不出來。


這裡我想簡單談一下關於“心流”的問題。


所謂“心流”,就是當人們全身心地投入去做一件事情時的精神狀態。


最初提出這個概念的是美國心理學家米哈里。他在研究畫家作畫的時候,發現當畫作進行地很順利時,畫家從來不在乎勞累、飢餓或者不適,他們全神貫注地投入在眼前的畫作裡,身心達到高度的興奮和充實感,靈感無窮。就好像我們說的“文思如泉湧”,這個狀態就是“心流”。


後來心流被廣泛運用在各類領域。經過不斷的研究發展,科學家發現達到心流的人都有兩個重要特徵:


1. 人們在為喜歡的事情努力時、當內在動機存在時,會更容易進入心流的狀態。這就意味著進入心流的人必須從事的是自己認同的工作,而非外界強迫完成。


2. 當目標越明確時,人們對於自己能否勝任就越有把握,也越能夠專注地努力,而不會左顧右盼、猶豫拖延。這意味著盲目和模糊的目標是不能幫助我們進入心流的,只有對自己的能力與目標之間有一個切實清晰的評估把握時,才能進入心流。




讓我們回到加班這件事。


多數情況下,我們的加班並非是自己所願,更多是因為外界的不可抗因素(比如臨時增加的工作任務,部門配合不當造成的時間拖延等)。在這種狀態下員工的內心是比較消極的,很難達到工作中的“心流”狀態。


另外,很多時候加班的原因就是因為目標不清晰,任務分配不合理導致工作溝通出現障礙,產生諸多無用功。大家把時間都花在界定職責範圍和無效溝通上,缺乏清晰可行的目標,這樣讓心流的進入更加難以達成。


其實國外已有研究表明,雖然加班在短期內能夠暫時,但是長此以往會讓加班者效率持續走低甚至低於正常工時的效率,並且還會給加班者造成錯覺認為“我天天加班一定比不加班的人工作高效。”


下面這張圖來自 CamMi Pham 的文章,最初發表在 Medium 上。


工作效率和工作時長的關係


作者通過自己的實際經驗和研究發現每週工作60 小時的情況持續超過兩個月,生產力下降的累積效應就會導致完工日期推遲,而同樣的人數每週只工作40-50 小時甚至還會更早完工。


這表明長期加班並不會提升工作效率,反而還會讓它降低。


更有研究表明,熬夜之後無論白天干得多麼好,人們的情緒都不會太高。更重要的是前瞻性的思考、主動行動的意願、對衝動的抑制、樂觀程度、同理心、情商以及創造力等也會大幅下降。這樣是更不可能達到“心流”狀態的。


所以說,加班並不是時間越久越好。


合理拆分目標,根據員工實際能力來制定切實可行的任務分配計劃才能真正提升工作效率。




誤區五:郵件的字數並不是越多越好



這一點和 PPT 異曲同工之妙。郵件的目的是告知信息和安排工作,不是微信聊天。在最短時間內讓郵件接收方瞭解到關鍵信息才是終極目的。


舉個例子,工作中不專業的郵件會寫成下面這樣:


“Hi Kelly,


上次和你說的廣告牌的合作項目我們現在分批次進行。然後現在我們合作的一家巴士公司有 500 輛新車,今年會增加到一千臺。他們現在全部是新車, 51 座的現在不能在車上打廣告, 24 座的可以,但是未來會改裝成7座了專門接待機場貴賓。現在我們要設計一套方案,車身都可以做廣告,大客車線路是跑市區徐家彙的。


下面是這些巴士的具體介紹(中間省略大段班車介紹的文字)......


我們是外行不知道這個廣告投放方案應該怎麼做。現在手頭的資料在附件裡全部發給你了,我們現在正在忙著安裝廣告牌忙地不可開交,等一下晚上還要去供應商那裡開會。如果你有什麼問題隨時問我。方案的話希望能夠儘快給到,謝謝!”


第一次看完這封郵件的人一定會崩潰。寫郵件的人沒有考慮到閱讀者的心情,而是自顧自得把手上的信息一股腦全部扔出去,閱讀者很難從中摘閱關鍵信息。



同樣的內容,專業的郵件會寫成下面這樣:


Hi Kelly,


正如一週前郵件和您溝通過的,關於 xx 巴士公司的廣告項目,現在我們這邊的進展情況更新如下:


1. 可以安裝廣告牌的巴士由上次說的 500 臺現在增加到 1000 臺;


2. 這 1000 臺巴士都是 7 座巴士,它們是由以前的 24 座改裝過來的,未來將主要負責接送機場貴賓;


3. 目前我們需要設計一套商業推廣方案,針對這 1000 臺巴士在未來 6 個月內的廣告招商投放做出詳細的計劃,計劃的具體需求在這封郵件的附件 1 裡;


4. 關於 7 座巴士的具體介紹可以參考郵件附件  2 ;


以上就是目前項目的全部進展,我們希望方案初稿能夠在下週五之前完成。如果您這邊還需要其他的資料或者有不清楚的地方請隨時聯繫我。在這個項目上我會持續和各位保持對接,有任何更新狀況我也會及時告知各位。


謝謝!


首先,大段的文字在工作郵件中是不受歡迎的。這裡的訣竅是學會使用 bullet point , 也就是將關鍵信息分層,幾句話一個信息點,言簡意賅。


其次,需要分清楚什麼是核心信息,什麼是參考信息。上面例子中,顯然核心信息是項目進展的更新狀況,因為接下來的工作都是基於這個開始,因此需要在郵件中第一時間告知對方。


而巴士型號的具體介紹,項目計劃的需求內容,這些長篇累牘的文字是不適合在郵件中呈現的。因為你需要考慮到郵件的接收方和抄送方,不是項目的直接操作人是不需要知道這些信息的。最好的做法是做成附件資料,讓具體操作項目的人事後查閱。


郵件作為日常工作中的重要工具,它的目的是促進高效溝通而不是抒發感情。過多情緒化的詞語,模稜兩可的詞語,會給接收方造成信息爆炸感的文字,全部都要刪除。


寫郵件不能只考慮將自己的信息一股腦全部丟出去,更要考慮讀郵件的人能否根據郵件迅速準確地理解你的需求。


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